La facturation, c’est un peu comme la compta ou les réunions d’équipe du lundi matin : personne ne s’est lancé dans l’entrepreneuriat pour ça, mais tout le monde doit y passer.
Avec la réforme de la facturation électronique en France, les choses se corsent un peu… mais la bonne nouvelle, c’est que bien gérée, elle peut vraiment simplifier la vie des PME. Moins de paperasse, moins d’erreurs, moins de relances à la main. Et potentiellement, plus de cash qui rentre plus vite.
Dans cet article, on va décortiquer tout ça ensemble :
- ce que dit (vraiment) la loi sur la facturation électronique,
- les bonnes pratiques pour ne pas vous prendre le mur le jour J,
- et une sélection de logiciels adaptés aux PME pour vous mettre sur de bons rails.
Objectif : que vous ayez une vision claire, actionnable, et que vous puissiez décider quoi faire dès cette semaine.
Ce que la loi impose vraiment en matière de facturation électronique
La première chose à comprendre, c’est qu’on ne parle pas juste de « factures envoyées par e-mail en PDF ». Ça, ce n’est pas de la facturation électronique au sens légal. La réforme vise quelque chose de beaucoup plus structuré.
En France, la facturation électronique B2B va progressivement devenir obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, pour les échanges entre entreprises françaises (facturation domestique B2B).
Même si le calendrier initial (2024) a été repoussé, le mouvement est lancé et il ne va pas s’arrêter. C’est une question de “quand”, pas de “si”.
Deux obligations majeures vont concerner les entreprises :
- l’e-invoicing : émission et réception de factures sous format électronique structuré,
- l’e-reporting : transmission à l’administration de certaines données de facturation (notamment pour les opérations qui ne sont pas concernées par l’e-invoicing, comme le B2C ou certaines opérations internationales).
En pratique, cela implique :
- fini les factures uniquement papier ou PDF “plat” ;
- utilisation de formats structurés (par exemple UBL, CII, Factur-X) ;
- transit des factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF), l’équivalent de Chorus Pro pour le B2B.
Pour les PME, il y a trois grandes questions à se poser :
1. Suis-je concerné ?
Si vous êtes :
- une entreprise assujettie à la TVA,
- qui facture d’autres entreprises en France,
alors oui, vous êtes concerné par l’e-invoicing.
2. Que devrai-je transmettre exactement ?
Les factures devront contenir des données normalisées, par exemple :
- vos informations légales (SIREN, adresse, TVA intracommunautaire, etc.),
- celles de votre client,
- le détail des lignes de facture (quantité, prix unitaire, taux de TVA…),
- les mentions obligatoires (escompte, pénalités de retard, etc.).
Ces données devront être transmises dans un format exploitable automatiquement par les systèmes (pas seulement lisible par un humain).
3. Quels sont les risques si je ne me conforme pas ?
On n’est pas dans un scénario « contrôle fiscal dès le lendemain », mais les risques sont réels :
- amendes en cas de non-respect des obligations de facturation,
- blocages administratifs ou retards de paiement si vos clients (eux à jour) exigent des factures conformes,
- difficultés de pilotage (données partielles, double saisie, erreurs).
Autrement dit : ce n’est pas seulement une contrainte légale, c’est un sujet de compétitivité. Les entreprises qui prendront le train maintenant auront un vrai avantage opérationnel.
Les bénéfices cachés de la facturation électronique pour une PME
Si on enlève la couche “obligation”, la facturation électronique coche beaucoup de cases intéressantes pour les PME. J’ai vu des dirigeants passer de « encore un truc imposé par l’État » à « pourquoi on n’a pas fait ça plus tôt ? » une fois le système bien mis en place.
Parmi les bénéfices concrets :
- Moins d’erreurs : fin des factures perdues, doublons, erreurs de calcul ou oublis de mentions légales ;
- Moins de ressaisie : les données passent du logiciel de facturation vers la compta beaucoup plus facilement ;
- Suivi des paiements plus clair : vous savez précisément qui a reçu quoi et quand ;
- Gain de temps administratif : moins de manipulations manuelles, moins d’impressions, moins d’enveloppes ;
- Meilleure visibilité sur le cash (trésorerie et prévisions).
Un exemple typique : une petite ESN avec 15 personnes que j’ai accompagnée. Avant la dématérialisation, la responsable admin passait 2 jours par mois à :
- sortir des factures PDF,
- les envoyer par mail,
- relancer “à la main” sur Outlook,
- réconcilier les paiements dans Excel.
Après mise en place d’un logiciel de facturation connecté à un outil comptable :
- émission de factures automatiques à la validation des temps,
- rappels automatiques configurés,
- intégration dans la compta sans ressaisie.
Résultat : 1,5 jour par mois de gagné, moins d’oubli, moins de tensions avec les clients et une meilleure visibilité sur les encaissements. La conformité légale était presque un “bonus” dans l’histoire.
Les meilleures pratiques pour préparer votre PME à la facturation électronique
Plutôt que d’attendre le dernier moment et subir, vous pouvez transformer cette réforme en opportunité pour remettre à plat (et optimiser) tout votre processus de facturation.
Voici quelques axes concrets.
Cartographier votre processus actuel
Avant d’acheter un logiciel ou de parler d’API, commencez par une feuille et un stylo. Notez :
- Qui crée les devis ?
- Qui les valide ?
- À quel moment la facture est-elle émise ? (signature, livraison, fin de mois…)
- Qui l’envoie ? Par quel canal (mail, portail client, courrier) ?
- Comment sont gérés les retards de paiement ?
- Comment l’info arrive jusqu’à votre expert-comptable ?
Cette “cartographie” vous montrera où vous perdez du temps, où il y a des risques d’erreur, et où la facturation électronique peut apporter le plus de valeur.
Nettoyer vos données clients
La facturation électronique va amplifier les problèmes si vos données clients sont déjà un peu “borderline”. Prenez le temps de vérifier :
- SIREN / SIRET à jour ;
- adresses exactes ;
- contacts de facturation (nom, email dédié à la compta) ;
- numéros de TVA intracommunautaire si vous avez de l’international ;
- conditions de paiement (30j, 45j fin de mois, acompte, etc.).
Plus vos données de base sont propres, plus l’automatisation sera fluide.
Standardiser vos modèles de facture
Si, aujourd’hui, vous avez :
- un modèle de facture Word pour tel client,
- un autre modèle Excel pour tel projet,
- des exceptions à toutes les lignes…
… c’est le moment de réduire la complexité.
Idéalement, vous devriez avoir :
- un nombre limité de modèles (au besoin, par type d’activité),
- des mentions légales systématiquement présentes,
- une logique de numérotation unique et cohérente.
C’est ce que la plupart des logiciels sérieux vous imposent (pour votre bien).
Impliquer votre expert-comptable
Ne faites pas ça dans votre coin. Votre expert-comptable :
- connaît déjà la réglementation,
- a souvent des partenariats avec des logiciels,
- peut vous éviter de choisir un outil incompatible avec sa façon de travailler.
Et très souvent, il sera ravi de recevoir des écritures mieux structurées… et de passer moins de temps à déchiffrer vos factures scannées de travers.
Former votre équipe
Le meilleur logiciel du monde ne servira à rien si :
- la personne qui crée les factures ne sait pas s’en servir,
- le commercial ne comprend pas le lien entre son devis et la facturation,
- personne ne sait “qui fait quoi” quand un client conteste une facture.
Prévoyez au moins :
- une formation courte à l’outil choisi,
- un procès-verbal interne clair : qui crée, qui valide, qui envoie, qui relance,
- une phase de test sur quelques clients avant le basculement complet.
Quels types de logiciels pour gérer la facturation électronique ?
Passons maintenant au concret : les outils. Il n’y a pas “un” logiciel miracle, mais plusieurs familles de solutions adaptées selon votre taille, votre niveau de complexité et votre activité.
On peut grossièrement distinguer :
- Les logiciels de facturation simples
- Les suites de gestion (ERP / gestion commerciale + facturation)
- Les solutions connectées à la comptabilité
- Les plateformes spécialisées dans la facture électronique / PDP
Voyons ça plus en détail.
Les logiciels de facturation simples (idéal TPE / petites PME)
Ils sont adaptés si :
- vous avez une structure simple,
- vous faites principalement des devis / factures classiques,
- vous voulez quelque chose de rapide à mettre en place.
Leur promesse : en quelques heures, vous avez des modèles propres, un suivi des règlements et une base déjà compatible ou préparée pour la facturation électronique.
Fonctionnalités à rechercher :
- gestion des devis & factures,
- numérotation automatique,
- rappels de paiement,
- export vers la comptabilité,
- roadmap claire sur la facturation électronique (PPF, PDP, formats structurés).
Quelques exemples (à étudier en fonction de votre contexte et de leur évolution réglementaire) :
- Henrri : logiciel français, plutôt orienté TPE, interface simple, modèle freemium.
- Axonaut : gestion commerciale + facturation + CRM, bien adapté aux petites structures qui veulent centraliser.
- Sellsy : plus complet (CRM + facturation + parfois gestion d’achats), adapté à des équipes commerciales structurées.
Les suites de gestion / ERP PME
Adaptées si :
- vous avez plusieurs activités, beaucoup de références produit,
- vous gérez des stocks,
- vous voulez relier vente, facturation, achat, stock et parfois production.
Ces outils sont souvent plus chers et plus longs à déployer, mais très puissants. Vous les connaissez probablement :
- Sage (gamme 100 / Business Cloud) ;
- Cegid (gestion commerciale, compta, etc.) ;
- autres ERP adaptés aux PME selon votre secteur.
Ils se positionnent clairement pour être raccords avec la facturation électronique (intégration PPF, PDP, formats). C’est un point à valider avec votre intégrateur ou votre revendeur.
Les solutions orientées comptabilité + facturation
Une tendance forte ces dernières années : les outils qui combinent facturation, suivi bancaire et précomptabilité, souvent en lien direct avec votre expert-comptable.
Adaptés si :
- vous voulez centraliser vos flux financiers,
- vous travaillez main dans la main avec votre cabinet comptable,
- vous cherchez une vision claire de votre trésorerie en temps (quasi) réel.
Parmi ces solutions :
- Pennylane : très orienté pilotage et collaboration avec l’expert-comptable, avec un module de facturation intégré.
- Agicap Facturation (ou modules similaires selon l’éditeur) : facturation liée à la gestion de trésorerie.
Intérêt majeur : moins de ressaisie, plus de visibilité. Et une mise en conformité e-invoicing généralement bien prise en charge.
Les plateformes spécialisées facture électronique / PDP
Enfin, il existe des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou en passe de l’être, qui se positionnent comme “hub” pour vos factures :
- connectées à l’administration,
- compatibles avec de multiples formats,
- capables de router les factures vers vos clients quels que soient leurs systèmes.
Dans la plupart des cas, vous n’allez pas utiliser une PDP « en direct » comme simple PME, mais :
- via votre logiciel de facturation qui s’appuie dessus,
- ou via votre expert-comptable / intégrateur qui gère cette brique technique pour vous.
L’important est de vérifier que la solution que vous choisissez a une stratégie claire :
- PPF direct ?
- Connexion à une PDP ?
- Quel format de facture (Factur-X, UBL…) ?
Comment choisir le bon logiciel de facturation électronique pour votre PME
Devant la jungle des offres, voici quelques critères pragmatiques pour faire votre choix.
1. Votre taille et votre complexité
Plus votre entreprise est simple (1 à 20 personnes, peu de références, peu d’exceptions), plus un outil léger et bien conçu fera l’affaire.
À l’inverse, si vous avez :
- plusieurs entités juridiques,
- plusieurs canaux de vente (web, retail, B2B),
- des contrats complexes (abonnements, forfaits + variable, etc.),
alors visez plutôt une solution de gestion plus robuste, quitte à investir davantage au départ.
2. L’intégration avec ce que vous avez déjà
Question clé à poser à chaque éditeur :
- “Comment votre solution s’intègre-t-elle avec ma comptabilité actuelle ?”
- “Avez-vous des connecteurs natifs avec mon outil (compta, CRM, e-commerce, etc.) ?”
- “Puis-je exporter facilement mes données si je change un jour d’outil ?”
Un mauvais choix ici, et vous obtenez des systèmes qui ne se parlent pas, donc des collaborateurs qui ressaisissent tout… l’inverse de l’effet recherché.
3. La conformité actuelle et la roadmap e-invoicing
Évitez les réponses floues du type : “Oui, oui, on va s’y mettre à un moment”. Demandez :
- Quel est le niveau de conformité actuel (formats supportés, connexion PPF, etc.) ?
- Êtes-vous en cours d’homologation comme PDP ou en partenariat avec une PDP ?
- Quel est le calendrier prévu pour les prochaines étapes de mise en conformité ?
Un éditeur sérieux aura un discours clair (et écrit) sur ces points.
4. L’ergonomie et l’adoption par l’équipe
Prenez le temps de tester. Vraiment.
- Inscrivez-vous à un essai gratuit.
- Créez quelques clients, devis, factures.
- Impliquer au moins la personne qui fera les factures au quotidien.
Un logiciel très complet mais incompréhensible pour votre équipe est un mauvais choix. Un outil un peu moins sophistiqué mais bien adopté sera toujours plus utile.
5. Le coût total, pas juste l’abonnement
Regardez au-delà du prix mensuel affiché :
- frais de mise en place / paramétrage ?
- formation ?
- options payantes (modules e-invoicing, stockage, utilisateurs supplémentaires) ?
- coût d’accompagnement par votre intégrateur ou expert-comptable ?
Comparez ce coût à :
- le temps que vous gagnez,
- la réduction d’erreurs,
- la réduction du DSO (délai moyen de paiement client) si vos encaissements deviennent plus rapides.
Par où commencer dès maintenant ?
Si vous devez retenir une chose : la facturation électronique n’est pas qu’un changement de format, c’est l’occasion de professionnaliser votre cycle de vente – facturation – encaissement.
Pour avancer concrètement dès cette semaine :
- Faites l’état des lieux : qui fait quoi aujourd’hui, avec quels outils, quelles galères récurrentes ?
- Nettoyez vos bases clients : SIRET, TVA, adresses, contacts facturation.
- Discutez avec votre expert-comptable : quels outils il recommande, ce qu’il voit chez ses clients qui marchent bien.
- Sélectionnez 2 ou 3 logiciels à tester : pas 10, sinon vous n’irez au bout de rien.
- Faites un test réel sur quelques clients : de la création du devis jusqu’à l’encaissement.
Vous verrez qu’en traitant ce sujet maintenant, à votre rythme, vous gagnerez :
- en sérénité face aux obligations légales,
- en efficacité dans votre organisation,
- et souvent, en trésorerie.
Et si vous faites partie de ceux qui ont encore des factures sous Excel, envoyées en pièce jointe sans suivi… c’est peut-être le meilleur moment pour changer. Votre “vous” dans 12 mois (et votre banquier) vous remerciera.